Google Apps como herramientas gratuitas de trabajo remoto

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Escrito por Estefanía Briceño

En tiempos de pandemia del COVID-19, debemos seguir reforzando el distanciamiento social y el cumplimiento de la cuarentena preventiva en casa; todo esto se aplicará en la medida de que los puestos de trabajo y el objeto social de la empresa lo permita.

Varias empresas que si pueden permitirse pasar a la modalidad remota han facilitado a sus colaboradores herramientas de conectividad a la intranet, ERPs o sistemas diversos para poder trabajar desde casa. No obstante, también hay una realidad de muchas empresas que no tienen una plataforma tecnológica preparada para esto ni un músculo financiero para costearlo. Es por ello que, en estos momentos, es esencial conocer cuanta cantidad de herramientas gratuitas existen para poder implementar facilidades de trabajo remoto. Hay una opción que casi todos tenemos a la mano sin saberlo, y es que, con sólo tener una cuenta gratuita de Google, tenemos acceso a la suite de Google Apps.

A la fecha, Google tiene más de 120 productos y servicios desarrollados; no obstante, nos enfocaremos en sus apps gratuitas más utilizadas para la productividad y el trabajo colaborativo:

GMAIL: Es el servicio de correo electrónico de Google que cuenta con diversas funcionalidades para poder organizar y personalizar mejor los mensajes y conversaciones diariamente. Compite con otros servicios de correo como Yahoo y Outlook.

MEET: es una aplicación en la cual se realizan video llamadas entre 2 o más personas. Tiene las opciones de compartir pantalla, presentar láminas, ventanas o el escritorio completo y cuenta con chat en la sala. Sus competidores similares son Skype y Zoom.

CALENDAR: En esta aplicación se puede organizar, literalmente, la vida de una persona. En muy fácil con la adición y edición de eventos del día a día, ya sean puntuales o periódicas. Se puede agregar invitados y compartir cada evento o el calendario entero con otras personas. Puede sincronizarse con el Calendario de un dispositivo móvil con Android.

CONTACTS: es una de las funcionalidades esenciales debido a que organiza los contactos entre nuestros dispositivos móviles y el computador.

DOCUMENTS: es un procesador de palabras muy similar a Microsoft Word con funciones de trabajo colaborativo en tiempo real. También tiene dictado de documentos por voz.

SLIDES: es una app para realizar presentaciones con diapositivas muy similar a Microsoft PowerPoint con funciones de trabajo colaborativo en tiempo real. También tiene la opción de hacer presentaciones y habilitar la función de preguntas y respuestas durante las mismas.

SHEETS: es la aplicación de Google similar a Microsoft Excel que permite elaborar hojas de cálculo con todas las funciones y fórmulas requeridas, Esta app al igual que Slides y Sheets cuenta con funciones de trabajo colaborativo en tiempo real.

KEEP: una sencilla pero poderosa app que permite registrar cualquier nota o recordatorio del día a día. Tiene la funcionalidad de convertir fotos a texto. Sus competidores similares son Microsoft Notes y Evernote.

FORMS: es una poderosa herramienta que permite realizar formularios de forma rápida y sencilla con diferentes opciones de preguntas y respuestas.

SITES: esta aplicación permite la realización sencilla y rápida de páginas web que pueden ser alojadas gratuitamente en la nube de Google para su publicación. Un competidor similar es WordPress.

DRIVE: Es el servicio de almacenamiento en la nube de Google, permite almacenar hasta 15 GB en su versión gratuita. Los competidores similares son OneDrive y Dropbox.

Si no sabes por dónde empezar, en Gestión Más Humana estamos listos para acompañarte en este proceso de cambio en el cual tus colaboradores requieren tanto de capacitación en estas herramientas gratuitas de Google Apps como en un cambio de cultura para abrazar estas nuevas tendencias en la modalidad de trabajo remoto.